Administrator programu Studio Dokumenty to rola w programie przeznaczona dla osoby odpowiedzialnej za jego konfigurację i działanie. Moduł administrator programu do skanowania i archiwizacji dokumentów posiada kilka opcji pozwalających na skonfigurowania i monitorowanie działania aplikacji. Pozycja menu wyświetla listę dopisanych w programie użytkowników. W kartotece aktywne są funkcje dopisania użytkownika, modyfikacji danych użytkownika oraz usunięcia kartoteki użytkownika. Nowy użytkownik dopisywany jest przez kliknięcie wiersza z komunikatem Kliknij aby dodać nowy wiersz. Rola dopisywanego użytkownika wybierana jest z listy skorowidza ról wyświetlanego przez przycisk listy rozwijanej.
Zarządzanie Użytkownikami
Głównym elementem modułu administratora jest zarządzanie użytkownikami systemu. W pozycji menu znajduje się lista wszystkich zarejestrowanych użytkowników programu. Administrator ma możliwość dodawania nowych użytkowników, modyfikowania istniejących danych oraz usuwania kartotek użytkowników.
Dodawanie Nowego Użytkownika
Proces dodawania nowego użytkownika jest intuicyjny i łatwy do wykonania. Poprzez kliknięcie wiersza z komunikatem „Kliknij aby dodać nowy wiersz”, administrator może rozpocząć proces dodawania nowego użytkownika.
Wybór Roli Użytkownika
Podczas dodawania nowego użytkownika, administrator wybiera odpowiednią rolę dla danego użytkownika. Wybór roli odbywa się poprzez listę rozwijaną, która prezentuje dostępne role w systemie. To pozwala na precyzyjne określenie uprawnień i dostępu dla danego użytkownika, zgodnie z jego funkcją w organizacji.
Pozycję skorowidza należy wybrać prze kliknięcie lub zaznaczenie kursorem i potwierdzenie wyboru klawiszem Enter. Dla użytkownika należy zdefiniować LOGIN, NAZWISKO, IMIĘ oraz zapisać znacznik w polu AKTYWNE. LOGIN użytkownika stanowi nazwa serwera oraz nazwa użytkownika zapisana w formie NAZWA SERWERA\NAZWA UŻYTKOWNIKA. Przy próbie dopisania użytkownika bez informacji obowiązkowych wyświetlone zostają komunikaty błędu. Kartoteka użytkownika nie zostaje dopisana. STATUS Skorowidz pozwala zdefiniować wykorzystywane statusy dla dokumentów wraz z podaniem ikony (plik graficzny stanowiący graficzną prezentację – miniaturę). Skorowidz numerów spraw przeznaczony jest do zapisania symboli numeracji rejestrowanych spraw.
Skorowidz
Skorowidz obsługuje pole NUMER SPRAWY. Pozycje skorowidza zawierają 3 pola: – AKTYWNE – znacznik aktywności pozycji skorowidza. Pozycje zaznaczone, jako nieaktywne nie są wyświetlane w polach obsługiwanych przez skorowidz.- KOD – symbol pozycji, który jest zapisywany w dokumentach. – OPIS – nazwa pozycji – opis. Dopisanie pozycji skorowidza wykonywane jest przez wiersz dopisania. Pozycja skorowidza zostaje zapisana przez użycie kombinacji klawiszy Shift>Enter>. NUMERACJA Pozycja menu wyświetla zestawienie szablonów numeracyjnych stosowanych w programie. Pola zestawienia szablonów numeracyjnych: – AKTYWNE – znacznik aktywności pozycji, – TYP – symbol zapisywany w numerze – OPIS – charakterystyka szablonu numeracyjnego, – NUMER – ostatni zapisany w programie numer kartoteki lub dokumentu, – ROK – rok, w którym stosowana jest numeracja. – TERMIN DO – data, do której numerowane są kartoteki lub dokumentu według szablonu. Szablon numeracyjny KON jest automatycznie dopisywany przez zapisaniu pierwszej kartoteki kontrahenta (dłużnika lub nadawcy). Szablony numeracyjne dla spraw są automatycznie dopisywane przy zapisywaniu spraw (dokumentów). DZIENNIK ZDARZEŃ Udostępnia informacje o zdarzeniach w postaci listy (tabeli) z informacją kto i kiedy wykonywał określoną czynność.
Administrowanie raportami
Pracownicy zarządzający technicznym środowiskiem platformy raportowania decydują KTO może publikować i udostępniać raporty. W tym celu administrator musi odpowiednio skonfigurować serwer raportów. Do obowiązków administratora nie musi należeć publikowanie raportów, gdyż sam proces jest stosunkowo prosty i może być wykonywany przez twórców raportów. Do grupowego publikowania raportów można wykorzystać dedykowaną aplikację SoftwareStudio automatyzującą proces aktualizacji szablonów raportów. Raport może posiadać wiele właściwości, których konfiguracja decyduje o sposobie wykonania i wyświetlenia raportu np. zmienić źródło danych, aby raport korzystać z produkcyjnego serwera bazodanowego zamiast testowego.
