„Funkcja Księga gości” to sekcja w systemie, która umożliwia rejestrowanie i zarządzanie wizytami osób odwiedzających dany obiekt, zakład lub magazyn. Jest to przydatne narzędzie do monitorowania dostępu osób trzecich oraz zachowania kontroli nad bezpieczeństwem i organizacją wizyt.
Główne cechy i funkcjonalności sekcji „Księga gości” mogą obejmować:
| Funkcjonalność | Opis |
|---|---|
| Rejestracja wizyt | Użytkownicy mogą rejestrować wizyty osób, które przybywają na teren obiektu. Wprowadzane są informacje takie jak data wizyty, godzina przyjazdu oraz dane osoby odwiedzającej. |
| Dane osobowe | Można dodawać dane osobowe gości, takie jak imię, nazwisko oraz inne identyfikujące informacje. |
| Cel wizyty | Użytkownicy mają możliwość wprowadzania celu wizyty, czyli powodu odwiedzin danej osoby. |
| Uwagi | W sekcji „Uwagi” można dodawać dodatkowe informacje lub uwagi dotyczące wizyty lub osoby odwiedzającej. |
| Nr przepustki | Wprowadzanie numeru przepustki, jeśli taki dokument jest wymagany. |
| Zapisał i Data zapisu | Informacje o użytkowniku, który dokonał wpisu do księgi oraz data i godzina zapisu. |
| Nr referencyjny | Numer referencyjny przypisany do wpisu w celu ewentualnego późniejszego odnalezienia i identyfikacji. |
| Zarządzanie wizytami | Użytkownicy mogą przeglądać, edytować i usuwać zarejestrowane wizyty w celu aktualizacji informacji lub przeprowadzenia analizy historycznej. |
| Raportowanie | System może umożliwiać generowanie raportów i statystyk dotyczących odwiedzin, co może być przydatne do celów zarządczych i bezpieczeństwa. |
| Integracja z innymi funkcjonalnościami | Wpisy w księdze gości mogą być powiązane z innymi sekcjami systemu, takimi jak „Awizacje”, co pozwala na lepsze zarządzanie dostępem i kontrolę nad procesami logistycznymi. |
| Bezpieczeństwo i kontrola | Księga gości pozwala na monitorowanie dostępu osób trzecich, zapewniając kontrolę nad tym, kto odwiedza dany obiekt, oraz umożliwiając reakcję w razie potrzeby. |
Funkcja „Księga gości” ma zastosowanie w różnych dziedzinach, takich jak firmy logistyczne, magazyny, obiekty przemysłowe czy biurowe, gdzie kontrola dostępu i bezpieczeństwo są istotne dla prowadzenia działalności.
Kolumny w tabeli
| Funkcjonalność | Szerokość | Typ danych | Opis |
|---|---|---|---|
| Dzień | 100 | Calendar | Zawiera datę wizyty lub przyjazdu osoby odwiedzającej. Dzięki temu można śledzić dokładny dzień, w którym miało miejsce zdarzenie, co jest przydatne do celów ewidencyjnych i planowania. |
| Wejście | 70 | Text | Informacje na temat godziny lub sposobu wejścia osoby do obiektu. Może to obejmować czas wejścia, metodę autoryzacji (np. karta, kod) lub inne szczegóły związane z dostępem do obiektu. |
| Kontrahent | 200 | Text | Informacje na temat kontrahenta lub firmy, którą reprezentuje odwiedzająca osoba. Pozwala na identyfikację organizacji powiązanej z wizytą, co jest ważne dla celów biznesowych i bezpieczeństwa. |
| Nazwisko i imię | 200 | Text | Dane osobowe odwiedzającej osoby, w tym jej nazwisko i imię. Umożliwia dokładną identyfikację osoby odwiedzającej, co jest niezbędne do rejestracji i ewidencji wizyt. |
| Uwagi | 250 | Text | Dodatkowe uwagi lub informacje dotyczące wizyty. Mogą to być szczegóły dotyczące celu wizyty, specjalnych wymagań lub innych istotnych informacji. |
| Zapisał | 150 | Text | Informacje na temat użytkownika systemu, który dokonał wpisu do księgi gości. Pozwala na śledzenie odpowiedzialności za wprowadzenie danych oraz ewentualne korekty. |
| Data zapisu | 150 | Date | Data i godzina, kiedy wpis do księgi gości został dokonany. Umożliwia śledzenie, kiedy dokładnie dane zostały zarejestrowane, co jest kluczowe dla zachowania chronologii i audytu. |
| Nr referencyjny | 150 | Text | Numer referencyjny lub identyfikator przypisany do danego wpisu w celu późniejszego odnalezienia lub identyfikacji. Służy jako unikalny identyfikator wpisu, co ułatwia wyszukiwanie i zarządzanie danymi. |
Funkcje standardowe
Funkcje standardowe tabeli są dostępne zarówno w pasku narzędziowym ukrytym pod ikoną "hamburgera", jak i w menu kontekstowym, które jest wywoływane przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na tabeli.
Kopiuj tekst zaznaczonej komórki tabeli
Pozwala na skopiowanie zawartości zaznaczonej komórki tabeli i umieszczenie jej w schowku. Skopiowany tekst można następnie wkleić w innym miejscu.
Filtruj i sortuj
Filtruj dane w tabeli według wartości zaznaczonej komórki. Umożliwia filtrowanie danych w tabeli na podstawie wartości zaznaczonej komórki. Po wybraniu tej funkcji, tabela zostanie przefiltrowana, wyświetlając tylko wiersze zawierające wartość zaznaczonej komórki. Sortowanie natomiast pozwala na uporządkowanie danych według określonych kolumn w kolejności rosnącej lub malejącej, ułatwiając porządkowanie danych i znalezienie potrzebnych informacji.
Eksport danych do Excela
Pozwala na wyeksportowanie danych z tabeli do pliku Excel. Ten przycisk uruchamia proces eksportu, który umożliwia zapisanie danych tabeli w formacie XLSX lub XLS obsługiwanym przez program MS Excel.
Notatki (uwagi) do dokumentu
Dodawanie notatek jest przydatną funkcją, która umożliwia dodawanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień do dokumentów magazynowych. Uwagi mogą być wykorzystywane do zapisywania istotnych informacji, wskazywania szczegółów lub udzielania wskazówek, co ułatwia zarządzanie danymi i zapamiętywanie istotnych informacji. Informacje te dostępne są w programie dla wszystkich użytkowników i mogą być wyświetlane na mobilnych kolektorach danych (skanerach). W ten sposób użytkownicy komunikują sobie ważne treści dotyczące operacji magazynowych i procesów przyjęcia, wydania, składowania czy inwentaryzacji.
Pliki
Dodawanie plików dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów w postaci drzewa katalogów. Fizycznie dla każdego dokumentu tworzony jest podkatalog (folder) gdzie gromadzone są pliki. Użytkownik może samodzielnie dodawać własne foldery gdzie zapisuje dowolne pliki skojarzone z danym dokumentem magazynowym.
Załączniki
Dodawanie załączników do dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów i zapewnia kompletność informacji w programie. W przeciwieństwie do funkcji PLIKI tutaj załączniki nie są organizowane w dodatkowe foldery, za to użytkownik może dodawać szybko załączniki metodą drag&drop.
Zdjęcia
Dodawanie zdjęć do dokumentów magazynowych umożliwia dołączanie obrazów bezpośrednio do rekordów w programie. Może to być przydatne na przykład w przypadku kartotek produktów, gdzie można przedstawiać zdjęcia produktów, wizualnie ułatwiając identyfikację i rozpoznawanie przedmiotów. Ponadto załączone zdjęcia do dokumentów mogą dokumentować sposób pakowania towaru, jakość otrzymanych dostaw itp.
Historia
Wyświetla zdarzenia zapisane w bazie danych pokazując skojarzone zapisy zmian dotyczące bieżące rekordu, dokumentu czy kartoteki. Może być to historia obrotów asortymentu, kontrahenta czy tez historia zmian danych w bazie.