Warto podkreślić, że dokument przyjęcia zewnętrznego PZ w systemie Studio WMS.net można wystawić tylko na podstawie wcześniejszego zlecenia ZPZ. To zapewnia spójność procesów magazynowych i pozwala na lepsze śledzenie przepływu towarów.
Co to jest Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) i dlaczego jest ważne?
Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) to dokument magazynowy, który potwierdza fizyczne przyjęcie towaru do magazynu. Jest to formalne potwierdzenie odbioru dostawy od zewnętrznego dostawcy. PZ jest kluczowym elementem w zarządzaniu magazynem i ma istotne znaczenie z kilku powodów:
- Potwierdzenie dostawy: PZ stanowi dowód, że towar został dostarczony i odebrany przez magazyn. Jest to podstawa do rozliczeń z dostawcą.
- Aktualizacja stanów magazynowych: Na podstawie PZ system WMS (np. Studio WMS.net) aktualizuje stany magazynowe. To oznacza, że po zatwierdzeniu PZ, ilość danego towaru w systemie zostaje zwiększona, odzwierciedlając rzeczywisty stan magazynu.
- Kontrola zgodności: PZ pozwala na weryfikację, czy dostarczony towar zgadza się z zamówieniem (ZPZ). Umożliwia to wykrycie ewentualnych braków, nadwyżek lub uszkodzeń.
- Identyfikacja i śledzenie: PZ umożliwia identyfikację i śledzenie każdej partii towaru od momentu przyjęcia do magazynu.
- Dokumentacja: PZ stanowi ważny element dokumentacji magazynowej i może być wykorzystywany do celów księgowych, kontroli jakości oraz audytów.
Powiązanie PZ z ZPZ (Zleceniem Przyjęcia Zewnętrznego):
Jak słusznie zauważono, PZ jest ściśle powiązany z ZPZ. ZPZ jest zleceniem na dostawę, natomiast PZ jest potwierdzeniem jej realizacji. Można to porównać do zamówienia w sklepie internetowym (ZPZ) i potwierdzenia odbioru paczki od kuriera (PZ).
- ZPZ (Zlecenie Przyjęcia Zewnętrznego): Dokument planujący dostawę. Zawiera informacje o tym, co, ile i od kogo ma zostać dostarczone. Nie aktualizuje stanów magazynowych.
- PZ (Przyjęcie Zewnętrzne): Dokument potwierdzający fizyczne przyjęcie towaru. Aktualizuje stany magazynowe.
Proces przyjęcia zewnętrznego w kontekście Studio WMS.net:
- Dostawa towaru i dokumentacja: Dostawca dostarcza towar do magazynu wraz z dokumentami, takimi jak faktura i dokument transportowy (np. list przewozowy).
- Porównanie z ZPZ: Pracownik magazynu porównuje dostarczony towar z wcześniej utworzonym ZPZ w systemie Studio WMS.net. Sprawdza zgodność ilości, rodzaju towaru i innych parametrów (np. data ważności, numer partii).
- Rejestracja przyjęcia w systemie (tworzenie PZ):
- W systemie Studio WMS.net, na podstawie istniejącego ZPZ, tworzony jest dokument PZ.
- Pracownik magazynu skanuje kody kreskowe towarów za pomocą czytnika. System automatycznie porównuje zeskanowane dane z informacjami zawartymi w ZPZ.
- Wprowadzane są dodatkowe informacje, takie jak data przyjęcia, numer dostawy, lokalizacja składowania.
- System automatycznie generuje dokument PZ.
- Aktualizacja stanów magazynowych: Po zatwierdzeniu PZ, system Studio WMS.net automatycznie aktualizuje stany magazynowe, zwiększając ilość przyjętego towaru.
- Umieszczenie towaru w magazynie: Towar jest umieszczany w wyznaczonej lokalizacji w magazynie. Lokalizacja ta jest również rejestrowana w systemie.
- Drukowanie dokumentu PZ (opcjonalne): W zależności od potrzeb, dokument PZ może być wydrukowany w celu archiwizacji lub przekazania do działu księgowości.
Podsumowanie:
PZ jest niezwykle ważnym dokumentem w procesie magazynowym. Potwierdza on fizyczny odbiór towaru, aktualizuje stany magazynowe i umożliwia kontrolę zgodności dostawy z zamówieniem. W systemie Studio WMS.net, proces tworzenia PZ jest zintegrowany z ZPZ, co zapewnia spójność danych i efektywne zarządzanie magazynem.
Dodawanie nowego dokumentu PZ
Praktyczne wskazówki
Użytkownicy korzystający z systemu zarządzania magazynem mogą z łatwością dodać nowy dokument PZ za pomocą funkcji Przyjęcie PZ. W tym miejscu pojawia się formularz, który umożliwia wypełnienie wszystkich niezbędnych danych.
Górna część tego formularza zawiera pasek poleceń, na którym znajdują się istotne przyciski: Zapisz, Bufor i Usuń. Każdy z nich pełni określoną rolę w procesie zarządzania dokumentem. Przycisk Zapisz służy do finalizacji i zapisywania wypełnionych danych, dzięki czemu dokument PZ jest gotowy do dalszych operacji.
Funkcja Bufor pozwala na tymczasowe zachowanie informacji, co jest przydatne, gdy użytkownik potrzebuje więcej czasu na uzupełnienie danych lub oczekuje na dodatkowe informacje. Z kolei przycisk Usuń umożliwia anulowanie tworzenia dokumentu w sytuacji, gdy forma nie jest kompletna lub zawiera błędy, co zapobiega nieładowi w danych magazynowych.
Proces ten można porównać do pisarskiego szkicowania, gdzie zapisanie tekstu jest jak zatwierdzenie go, a buforowanie to robienie notatek na marginesie, które mogą być później wykorzystane lub poprawione. W ten sposób system zapewnia efektywne zarządzanie dokumentami i uniknięcie niepotrzebnych utrudnień w pracy.
Inaczej niż w tradycyjnym systemie papierowym, wszystkie te operacje są realizowane szybko i wygodnie, dzięki czemu użytkownik może maksymalnie efektywnie korzystać z czasu. Dzięki temu system jest bardziej elastyczny i dostosowany do potrzeb użytkowników, co jest szczególnie ważne w dynamicznie rozwijających się środowiskach biznesowych.
Zarządzanie dokumentami za pomocą tej procedury przypomina organizację własnego szafy, gdzie każdy dokument ma swoje miejsce i może być łatwo odnaleziony, zmodyfikowany lub usunięty, zapewniając porządek i przejrzystość w danych.
Otwarcie formularza PZ
- W menu systemu Studio WMS.net wybierz opcję „Przyjęcia”, a następnie „Przyjęcie PZ”.
- Zostanie otwarty formularz „Przyjęcia Zewnętrznego PZ”.
Pasek poleceń (górna część formularza):
- Zapisz: Zapisuje kompletne przyjęcie i umieszcza je w rejestrze „Przyjęcia PZ”.
- Bufor: Zapisuje przyjęcie tymczasowo w buforze („Przyjęcia PZ bufor”). Umożliwia późniejszą edycję.
- Usuń: Anuluje tworzenie przyjęcia.
- Informacje automatyczne:
- Typ dokumentu: „PZ”
- Rodzaj rejestru: „PZ”
- Numer referencyjny: Nadawany automatycznie.
- Data utworzenia: Nadawana automatycznie.
Sekcja „Przyjęcie do magazynu” (Nagłówek dokumentu):
- Kontrahent (pole wymagane): Wybierz kontrahenta (dostawcę). Wpisanie co najmniej dwóch znaków zawęzi listę.
- Numer zlecenia (pole wymagane): Wybierz numer zlecenia ZPZ, na podstawie którego tworzone jest PZ. PZ musi być wystawione na podstawie istniejącego ZPZ.
- Data (pole wymagane): Wprowadź datę przyjęcia towaru.
- Numer awizo (opcjonalne): Wprowadź numer awizo.
- Numer dostawy (opcjonalne): Wprowadź numer dostawy.
Dodawanie Usług, Notatek, Plików, Załączników i Zdjęć
Oprócz standardowego wypełniania danych, formularz oferuje możliwość dodawania Usług, Notatek, Plików, Załączników oraz Zdjęć. To rozszerza funkcjonalność dokumentu i pozwala na bardziej szczegółowe dokumentowanie procesu przyjęcia towarów. Każda z tych opcji dostępna jest za pomocą dedykowanych przycisków, co ułatwia organizację i dostęp do dodatkowych informacji związanych z przyjęciem.
Warto podkreślić, że dokument przyjęcia zewnętrznego PZ w systemie Studio WMS.net można wystawić tylko na podstawie wcześniejszego zlecenia ZPZ. To zapewnia spójność procesów magazynowych i pozwala na lepsze śledzenie przepływu towarów.
- Nad sekcją „Przyjęcie do magazynu” znajdują się przyciski umożliwiające dodawanie dodatkowych informacji do dokumentu PZ: Usług, Notatek, Plików, Załączników i Zdjęć. Skorzystaj z nich w razie potrzeby.
Sekcja „Pozycje”:
- Asortyment: Wybierz asortyment z listy. Lista zawiera tylko asortyment przypisany do wybranego kontrahenta i numeru zlecenia ZPZ. W nawiasie przy nazwie towaru wyświetlana jest maksymalna ilość do przyjęcia.
- Lokalizacja: Wybierz lokalizację składowania towaru. Wpisanie co najmniej dwóch znaków w polu „Lokalizacja” zawęzi listę.
- Rodzaj palety: Wybierz rodzaj palety.
- Numer palety: Wpisz numer palety lub wygeneruj go automatycznie (przycisk po prawej stronie pola).
- Ilość: Wpisz ilość przyjmowanego towaru. System kontroluje, czy wprowadzona ilość nie przekracza ilości z ZPZ.
- Nr partii (opcjonalne): Wprowadź numer partii.
- Termin ważności (opcjonalne): Wprowadź termin ważności.
- Data produkcji (opcjonalne): Wprowadź datę produkcji.
- Uwagi do pozycji (opcjonalne): Wprowadź uwagi dotyczące pozycji.
- Dodaj: Kliknij zielony przycisk „Dodaj”, aby dodać pozycję do PZ. Pozycje pojawią się w tabeli poniżej.
- Usuń: Kliknij „X” obok pozycji w tabeli, aby ją usunąć.
Sekcja „Podsumowanie”:
- System automatycznie oblicza:
- Ilość artykułów
- Ilość sztuk
- Ilość palet
- Waga netto [kg]
- Waga brutto [kg]
- Uwagi (opcjonalne): Wprowadź uwagi dotyczące całego przyjęcia.
Zapisywanie dokumentu PZ:
- Bufor: Kliknij „Bufor”, aby zapisać tymczasowo.
- Zapisz: Kliknij „Zapisz”, aby zapisać ostatecznie.
Czym różni się zamówienie na dostawę (ZPZ) od przyjęcia towaru (PZ)?
W codziennym funkcjonowaniu magazynu mamy do czynienia z wieloma dokumentami, które służą do rejestrowania różnych operacji. Dwa z najważniejszych to zamówienie na dostawę (ZPZ) oraz przyjęcie towaru (PZ). Choć oba dokumenty są ze sobą ściśle powiązane, pełnią zupełnie różne funkcje.
Zamówienie na dostawę (ZPZ) to dokument, który inicjuje proces zaopatrzenia magazynu. Powstaje on na podstawie zapotrzebowania na konkretne towary. ZPZ zawiera szczegółowe informacje o tym, jakie produkty mają zostać dostarczone, w jakiej ilości oraz do kiedy. Służy on jako informacja dla dostawcy, który na jego podstawie przygotowuje dostawę. ZPZ jest więc niejako umową między magazynem a dostawcą, określającą warunki dostawy.
Przyjęcie towaru (PZ) z kolei dokumentuje fakt dostarczenia towaru do magazynu. Na podstawie PZ pracownik magazynu przyjmuje dostawę, weryfikuje zgodność dostarczonych towarów z zamówieniem oraz wprowadza zmiany do systemu magazynowego. PZ jest więc potwierdzeniem, że zamówienie zostało zrealizowane i towar znajduje się już w magazynie.
Podsumowując, ZPZ to dokument planowy, który informuje o tym, co chcemy otrzymać, natomiast PZ to dokument faktyczny, który potwierdza, że towar został dostarczony i przyjęty do magazynu. ZPZ inicjuje proces dostawy, a PZ go finalizuje. Oba dokumenty są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania magazynu, ponieważ zapewniają przejrzystość i kontrolę nad przepływem towarów.
Funkcje dodatkowe dokumentu
Dyskusje
Podgląd wydruku
Uwagi i notatki
Załączniki
