Przyjęcie PZ

Co to jest Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) i dlaczego jest ważne?

Przyjęcie zewnętrzne, często skracane do PZ, to dokument, który potwierdza, że zamówione towary dotarły do naszego magazynu. To jakby paragon, który wystawiamy dostawcy, potwierdzając odbiór przesyłki. PZ jest pierwszym krokiem w procesie magazynowania i ma kluczowe znaczenie dla dalszego zarządzania towarami. Dzięki niemu możemy dokładnie śledzić, kiedy i co dokładnie przyjęliśmy do magazynu. To jak prowadzenie dziennika zakupów, tylko w wersji cyfrowej i dostosowanej do potrzeb magazynu.

PZ jest ściśle powiązany z dokumentem zamówienia dostawy, któremu nadajemy symbol ZPZ. To oznacza, że każde przyjęcie towarów musi mieć swoje odzwierciedlenie w wcześniejszym zamówieniu. Dzięki temu możemy porównać, czy to co zamówiliśmy, zgadza się z tym co otrzymaliśmy. To jak porównanie listy zakupów z zawartością koszyka po powrocie ze sklepu.

W systemie Studio WMS.net, PZ pełni jeszcze inną ważną rolę. To właśnie na podstawie PZ aktualizujemy stany magazynowe. Oznacza to, że każdy towar, który przyjmujemy do magazynu, zwiększa odpowiednią pozycję w naszym wirtualnym magazynie. Dzięki temu zawsze wiemy, ile danego produktu mamy na stanie. To jak prowadzenie bieżącej inwentaryzacji, tylko w sposób automatyczny i bez konieczności ręcznego liczenia towarów.

Jak wygląda proces przyjęcia zewnętrznego w praktyce?

Po pierwsze, dostawca dostarcza towar do magazynu wraz z niezbędną dokumentacją, czyli najczęściej fakturą i dokumentem transportowym. Następnie pracownik magazynu porównuje otrzymany towar z zamówieniem ZPZ. Sprawdza, czy ilość i rodzaj dostarczonych produktów zgadzają się z tym, co zostało zamówione. Jeśli wszystko się zgadza, przechodzi do kolejnego etapu.

Kolejnym krokiem jest rejestracja przyjęcia w systemie WMS. Pracownik za pomocą czytnika kodów kreskowych skanuje kody produktów i wpisuje niezbędne informacje, takie jak data przyjęcia, numer dostawcy czy miejsce składowania. System automatycznie porównuje te dane z zamówieniem ZPZ, co pozwala wykryć ewentualne rozbieżności. Dzięki temu mamy pewność, że towar trafi na właściwe miejsce w magazynie.

Po zarejestrowaniu przyjęcia, towar jest umieszczany na wyznaczonym miejscu w magazynie. Lokalizacja każdego produktu jest dokładnie rejestrowana w systemie WMS, co umożliwia szybkie odnalezienie go w przyszłości. Na koniec pracownik magazynu drukuje dokument PZ, który potwierdza przyjęcie towaru. Ten dokument jest ważnym elementem dokumentacji magazynowej i może być wykorzystany do celów księgowych oraz kontroli jakości.

Dopisz dokument PZ

Wybór pozycji menu Przyjęcie PZ wyświetla formularz dopisania przyjęcia zewnętrznego PZ.

W górnej części formularza znajduje się pasek poleceń, zawierający przyciski:

• Zapisz, dzięki któremu można zapisać wypełniany formularz dopisania nowego przyjęcia PZ
• Bufor zapisuje wypełniany formularz w buforze, do późniejszej edycji i akceptacji,
• Usuń powoduje anulowanie wypełnianego formularza.

Z prawej strony paska poleceń znajdują się pola Numer referencyjny i Data utworzenia dokumentu, które nadawane są automatycznie, wraz z Typem dokumentu oraz Rodzajem rejestru.

Podczas wypełniania formularza przyjęcia możliwe jest dodanie Usług, Notatek, Plików, Załączników oraz Zdjęć przez użycie jednego z przycisków nad sekcją Przyjęcie do magazynu.

Dokument przyjęcia zewnętrznego PZ może być wystawiony tylko i wyłącznie na podstawie zlecenia ZPZ.

Procedura dopisywania dokumentu PZ

Wybierając w menu opcję Przyjęcie PZ, użytkownicy mają dostęp do formularza, który umożliwia dopisanie nowego przyjęcia. W górnej części tego formularza znajduje się pasek poleceń z kluczowymi przyciskami, takimi jak Zapisz, Bufor i Usuń, które odpowiadają za różne akcje związane z zarządzaniem dokumentem.

Przycisk Zapisz pozwala na finalizację i zapisanie w systemie wypełnianego formularza. Dzięki temu, dokument PZ zostaje dopisany do systemu i jest gotowy do dalszego procesowania. Bufor, z kolei, umożliwia tymczasowe zachowanie wprowadzonych informacji, co jest przydatne, gdy potrzebujemy więcej czasu na dokładne uzupełnienie danych lub oczekujemy na dodatkowe informacje.

Jeśli z jakiegoś powodu chcemy anulować tworzenie dokumentu, służy do tego przycisk Usuń. Dzięki tej funkcji, niekompletne lub błędne formularze można łatwo usunąć, co zapobiega zamieszaniu w danych magazynowych.

Dodatkowe funkcje formularza przyjęcia PZ

Oprócz standardowego wypełniania danych, formularz oferuje możliwość dodawania Usług, Notatek, Plików, Załączników oraz Zdjęć. To rozszerza funkcjonalność dokumentu i pozwala na bardziej szczegółowe dokumentowanie procesu przyjęcia towarów. Każda z tych opcji dostępna jest za pomocą dedykowanych przycisków, co ułatwia organizację i dostęp do dodatkowych informacji związanych z przyjęciem.

Warto podkreślić, że dokument przyjęcia zewnętrznego PZ w systemie Studio WMS.net można wystawić tylko na podstawie wcześniejszego zlecenia ZPZ. To zapewnia spójność procesów magazynowych i pozwala na lepsze śledzenie przepływu towarów.

Formularz dopisania nowego Przyjęcia PZ składa się z trzech sekcji

Nagłówek dokumentu

Pierwszą sekcją jest Przyjęcie do magazynu. Wymagane pola to Kontrahent, Numer zlecenia oraz data. Aby zawęzić wyniki wyszukiwania, należy wpisać co najmniej dwuznakowy ciąg w polu Kontrahent, który zawiera nazwę poszukiwanego kontrahenta. Spowoduje to ograniczenie listy kartotek do pozycji spełniających kryteria wyszukiwania. Dodatkowo, w tej sekcji można wpisać Numer awizo oraz Numer dostawy.

Pozycje

Kolejną sekcją jest Pozycje, która składa się z dwóch okien. W tym miejscu należy wybrać Asortyment. Pozycje na liście zawierają tylko asortyment przypisany do wybranego kontrahenta i konkretnego Numeru zlecenia. Następnie należy wybrać lokalizację, w której ma zostać składowany przyjęty towar. Aby zawęzić wyświetlane pozycje w skorowidzu, można wpisać co najmniej dwuznakowy ciąg znaków w polu Lokalizacja, który znajduje się w poszukiwanej nazwie lokalizacji.

Kolejnym krokiem jest wybór Rodzaju palety z listy dostępnych opcji oraz wpisanie Numeru palety lub wygenerowanie go poprzez kliknięcie przycisku po prawej stronie pola.

Ostatnim krokiem w tej sekcji jest wpisanie ilości przyjmowanego towaru. Maksymalna możliwa do przyjęcia ilość jest wyświetlana w nawiasie przy nazwie towaru w polu Asortyment. Istnieje również możliwość przyjęcia mniejszej ilości towaru niż wykazana w zleceniu. Jeśli wpisana ilość przekracza ilość zapisaną w zleceniu, pojawi się komunikat informujący o aktualnie dostępnej ilości towaru.

Dodatkowo, w sekcji można uzupełnić pola: Nr partii, Termin ważności, Data produkcji oraz zamieścić Uwagi dotyczące pozycji. Następnie należy kliknąć zielony przycisk „Dodaj”, aby dodać pozycję. Kliknięcie na przycisk „X” w pierwszym polu tabeli danych spowoduje usunięcie pozycji ze zgłoszenia.

Podsumowanie dokumentu

W sekcji Podsumowanie automatycznie zostaną obliczone wartości pól: Ilość artykułów, Ilość sztuk, Ilość palet, Waga netto [kg], Waga brutto [kg]. W polu Uwagi można umieścić dodatkowy komentarz odnoszący się do całego przyjęcia.

Po wypełnieniu pól, należy kliknąć na przycisk „Bufor” lub „Zapisz” po lewej stronie paska nad formularzem. Przyjęcia zapisane za pomocą opcji „Bufor” zostaną wyświetlone w rejestrze Przyjęcia PZ bufor, natomiast przyjęcia zapisane za pomocą opcji „Zapisz” pojawią się w rejestrze Przyjęcia PZ.

Czym różni się zamówienie na dostawę (ZPZ) od przyjęcia towaru (PZ)?

W codziennym funkcjonowaniu magazynu mamy do czynienia z wieloma dokumentami, które służą do rejestrowania różnych operacji. Dwa z najważniejszych to zamówienie na dostawę (ZPZ) oraz przyjęcie towaru (PZ). Choć oba dokumenty są ze sobą ściśle powiązane, pełnią zupełnie różne funkcje.

Zamówienie na dostawę (ZPZ) to dokument, który inicjuje proces zaopatrzenia magazynu. Powstaje on na podstawie zapotrzebowania na konkretne towary. ZPZ zawiera szczegółowe informacje o tym, jakie produkty mają zostać dostarczone, w jakiej ilości oraz do kiedy. Służy on jako informacja dla dostawcy, który na jego podstawie przygotowuje dostawę. ZPZ jest więc niejako umową między magazynem a dostawcą, określającą warunki dostawy.

Przyjęcie towaru (PZ) z kolei dokumentuje fakt dostarczenia towaru do magazynu. Na podstawie PZ pracownik magazynu przyjmuje dostawę, weryfikuje zgodność dostarczonych towarów z zamówieniem oraz wprowadza zmiany do systemu magazynowego. PZ jest więc potwierdzeniem, że zamówienie zostało zrealizowane i towar znajduje się już w magazynie.

Podsumowując, ZPZ to dokument planowy, który informuje o tym, co chcemy otrzymać, natomiast PZ to dokument faktyczny, który potwierdza, że towar został dostarczony i przyjęty do magazynu. ZPZ inicjuje proces dostawy, a PZ go finalizuje. Oba dokumenty są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania magazynu, ponieważ zapewniają przejrzystość i kontrolę nad przepływem towarów.

Funkcje dodatkowe dokumentu

Dyskusje

Uniwersalna funkcjonalność w programie magazynowym DYSKUSJE służy do komunikacji i wymiany informacji między użytkownikami systemu.

Podgląd wydruku

Funkcje dodatkowe tabeli, takie jak podgląd dokumentu magazynowego na ekranie z możliwością zapisu do pliku PDF, Word lub Excel oraz wydrukowania, zapewniają użytkownikom dodatkowe możliwości manipulacji i udostępniania danych.

Uwagi i notatki

Dodawanie notatek jest istotną funkcją w programie magazynowym, umożliwiającą użytkownikom zapisywanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień dotyczących dokumentów magazynowych. Uwagi stanowią istotny sposób komunikacji i udostępniania istotnych treści między użytkownikami programu.

Załączniki

Dodawanie załączników do dokumentów w programie magazynowym to przydatna funkcja, która umożliwia użytkownikom dołączanie różnych typów plików bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Załączniki mogą zawierać zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne i inne pliki związane z danymi magazynowymi.

Zdjęcia

Dodawanie zdjęć do kartotek i dokumentów w programie magazynowym to ważna funkcja, która umożliwia bezpośrednie dołączanie obrazów do rekordów. Ta funkcja ma wiele praktycznych zastosowań, w tym wizualizację danych, ułatwienie identyfikacji i rozpoznawania przedmiotów oraz usprawnienie pracy z programem.