Co to jest Wydanie Zewnętrzne i dlaczego jest ważne?
Wydanie zewnętrzne, często skracane do WZ, to dokument towarzyszący towarom, które opuszczają magazyn i trafiają do klienta. Jest to swoisty paszport towaru, który potwierdza, że dany produkt został wydany i jest gotowy do transportu. WZ zawiera szczegółowe informacje o towarze, takie jak jego ilość, rodzaj, cena jednostkowa czy numer partii. Dzięki temu dokumentowi można łatwo śledzić przepływ towarów między magazynem a klientem.
Ważność wydania zewnętrznego jest nie do przecenienia. Po pierwsze, WZ pełni funkcję dowodu sprzedaży, co jest szczególnie istotne dla celów księgowych i podatkowych. Po drugie, dokument ten umożliwia dokładne śledzenie stanów magazynowych, dzięki czemu można uniknąć pomyłek i niedoborów. Po trzecie, WZ jest często wymagany przez klientów jako potwierdzenie otrzymania towaru. Wreszcie, wydanie zewnętrzne może służyć jako podstawa do sporządzenia faktury.
Poprawnie wystawione wydanie zewnętrzne to podstawa sprawnego funkcjonowania magazynu. Dzięki niemu można zminimalizować ryzyko błędów, usprawnić procesy logistyczne i zapewnić wysoką jakość obsługi klienta. Dlatego też warto zadbać o to, aby system wystawiania WZ był dobrze zorganizowany i oparty na sprawdzonych procedurach.
Jak Wydanie Zewnętrzne (WZ) i Zlecenie Wydania (ZWZ) współdziałają w magazynie?
Wydanie Zewnętrzne (WZ) i Zlecenie Wydania (ZWZ) to dwa dokumenty, które ściśle ze sobą współpracują, zapewniając płynny przepływ towarów w magazynie. ZWZ pełni rolę wewnętrznego zlecenia, które inicjuje proces kompletacji i wydania towaru. Z kolei WZ jest dokumentem potwierdzającym fizyczne wydanie towaru z magazynu na zewnątrz, najczęściej do klienta.
Powiązanie między WZ a ZWZ
Proces zaczyna się od otrzymania zamówienia od klienta. Na podstawie tego zamówienia tworzone jest Zlecenie Wydania (ZWZ). Dokument ten zawiera szczegółowe informacje o towarach, ilościach i miejscu odbioru. ZWZ trafia do magazynu, gdzie pracownicy na jego podstawie kompletują zamówienie. Po zakończeniu kompletacji wystawiane jest Wydanie Zewnętrzne (WZ), które potwierdza, że towar został wydany i jest gotowy do wysyłki. WZ zawiera te same informacje co ZWZ, ale dodatkowo może zawierać informacje o sposobie transportu, danych odbiorcy oraz podpis osoby wydającej towar.
Zalety takiego podejścia
Dzięki temu dwustopniowemu procesowi można osiągnąć wiele korzyści. Po pierwsze, zwiększa się dokładność realizacji zamówień. Dzięki temu, że proces kompletacji jest inicjowany przez ZWZ, a następnie potwierdzany przez WZ, ryzyko pomyłek jest znacznie mniejsze. Po drugie, poprawia się efektywność pracy magazynu. Pracownicy wiedzą dokładnie, jakie towary mają skompletować i gdzie je znaleźć. Po trzecie, ułatwia to kontrolę nad stanami magazynowymi. Dzięki ścisłemu powiązaniu między ZWZ a WZ można na bieżąco monitorować, jakie towary zostały wydane i jakie pozostały w magazynie.
Podsumowanie
WZ i ZWZ to dwa dokumenty, które tworzą spójny system zarządzania przepływem towarów w magazynie. Dzięki ich zastosowaniu można zwiększyć dokładność, efektywność i przejrzystość procesów magazynowych. To jak dwie strony medalu – ZWZ inicjuje proces, a WZ go potwierdza. Oba dokumenty są niezbędne, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie magazynu.
Dopisz dokument WZ
Wybór pozycji menu WZ wyświetla formularz wydania z magazynu.
W górnej części formularza znajduje się pasek poleceń, zawierający przyciski:
- Zapisz, dzięki któremu można zapisać wypełniany formularz dopisania nowego wydania z magazynu WZ,
- Bufor zapisuje wypełniany formularz w buforze, do późniejszej edycji i akceptacji,
- Usuń powoduje anulowanie wypełnianego formularza.
Z prawej strony paska poleceń znajdują się pola Numer referencyjny i Data utworzenia dokumentu, które nadawane są automatycznie wraz z Typem dokumentu oraz Rodzajem rejestru.
Podczas wypełniania formularza wydania możliwe jest dodanie Usług, Notatek, Plików, Załączników oraz Zdjęć przez użycie jednego z przycisków nad sekcją Wydanie z magazynu.
Dokument wydania zewnętrznego WZ może być wystawiony tylko i wyłącznie na podstawie zlecenia ZWZ.
Interfejs formularza dokumentu WZ
Wybór pozycji menu WZ w Studio WMS.net otwiera formularz, który jest kluczowym elementem w procesie wydania towarów z magazynu. W górnej części formularza użytkownik znajdzie pasek poleceń. Zawiera on przyciski, które ułatwiają zarządzanie dokumentacją. Przycisk 'Zapisz’ pozwala na szybkie zapisanie wypełnionego formularza. Z kolei, wybór opcji 'Bufor’ umożliwia przechowanie formularza do późniejszej edycji. Przycisk 'Usuń’ pozwala anulować aktualnie wypełniany formularz.
Na pasku poleceń znajdują się również informacje takie jak Numer referencyjny czy Data utworzenia dokumentu, które system przydziela automatycznie. Są one niezbędne do prawidłowej identyfikacji i archiwizacji dokumentów w systemie Studio WMS.net.
Dodawanie dodatkowych informacji do formularza WZ
Podczas wypełniania formularza wydania z magazynu w Studio WMS.net, użytkownicy mogą dodawać różne elementy uzupełniające, takie jak Usługi, Notatki, Pliki, Załączniki oraz Zdjęcia. Ułatwia to za pomocą dedykowanych przycisków, które znajdują się nad sekcją wydania. Te dodatkowe informacje mogą być kluczowe dla prawidłowego zrozumienia i przetworzenia dokumentu WZ.
Dokument WZ, będący dokumentem wydania zewnętrznego, jest ściśle powiązany z zleceniem ZWZ. Oznacza to, że każde wydanie musi być poprzedzone odpowiednim zleceniem, co zapewnia przejrzystość i kontrolę nad procesami magazynowymi.
Formularz dopisania nowego wydania WZ składa się z trzech sekcji
Nagłówek dokumentu
Pierwszą sekcją jest sekcja Wydanie z magazynu, gdzie polem wymaganym jest Kontrahent, Numer zlecenia i termin realizacji. W celu odfiltrowania wyników wyszukiwania kontrahentów, należy wpisać w polu ciąg składający się z przynajmniej dwóch znaków, które zawiera nazwa poszukiwanego kontrahenta, lista kartotek zostaje zawężona do pozycji spełniających warunek wyszukiwania.
Dodatkowo w sekcji można wpisać Numer awizo oraz Numer zamówienia. Odbiorca i Przewoźnik odczytywani są ze zlecenia.
Przycisk Dalej wyświetli kolejną sekcję, przycisk Generuj wyświetli kolejną sekcję z już dodanymi pozycjami wydania zlecenia, o ile jest to możliwe. Pozycje oraz ilość pobrana jest ze wskazanego wcześniej zlecenia.
Pozycje
Kolejną sekcją jest sekcja Pozycje (składająca się z dwóch okien), należy w niej wybrać Asortyment. Pozycje listy zawierają tylko ten asortyment, który jest przypisany do wybranego kontrahenta. W celu odfiltrowania wyników wyszukiwania, należy wpisać przynajmniej dwa następujące po sobie znaki występujące w nazwie asortymentu.
Następnie należy wybrać lokalizację, z jakiej ma zostać wydany towar. W celu zawężenia wyświetlanych pozycji, można w polu Lokalizacja wpisać ciąg składający się z przynajmniej dwóch znaków, znajdujących się w szukanej nazwie lokalizacji.
W polu Ilość należy wpisać ilość asortymentu. W polu Uwagi do pozycji można wpisać komentarz do wybranej pozycji. Następnie należy kliknąć na zielony przycisk Dodaj, co spowoduje dodanie pozycji do wydania – pojawi się ona w tabeli poniżej.
Kliknięcie na przycisk X w pierwszym polu tabeli danych skutkuje usunięciem pozycji z wydania.
Sekcja podsumowanie
W sekcji Podsumowanie, w polach Ilość artykułów, Ilość sztuk, Ilość palet, Waga netto [kg], Waga brutto [kg] zostaną automatycznie obliczone wartości.
W polu Uwagi można zawrzeć dodatkowy komentarz dotyczący całego wydania.
Po wypełnieniu pól, należy z lewej strony paska nad formularzem kliknąć na przycisk Bufor lub Zapisz.
Wydania zapisane przez wybór opcji Bufor zostaną wyświetlone w rejestrze Wydania WZ bufor, natomiast wydania zapisane przez wybór opcji Zapisz zostaną wyświetlone w rejestrze Wydania WZ.
Polecenie GENERUJ
Na dokumencie WZ, po kliknięciu przycisku „Generuj”, wyświetlana jest kolejna sekcja z już dodanymi pozycjami wydania zlecenia, jeśli jest to możliwe. Pozycje oraz ich ilość są pobierane ze wskazanego wcześniej zlecenia wydania. Ta funkcjonalność umożliwia szybkie tworzenie dokumentu WZ na podstawie dokumentu ZWZ poprzez kopiowanie pozycji. Dane dotyczące lokalizacji, skąd pobrać towar, numery partii itp., są przydzielane automatycznie w oparciu o algorytm przydzielania.
Różnica między ZWZ a WZ
Zlecenie Wydania Zewnętrznego (ZWZ) i Wydanie Zewnętrzne (WZ) to dwa pojęcia, które często są ze sobą mylone, choć pełnią różne role w procesie realizacji zamówień.
ZWZ to dokument inicjujący proces, to jakby „start” wyścigu. Zawiera on wszystkie niezbędne informacje o zamówieniu, ale nie wpływa bezpośrednio na stan magazynowy. WZ natomiast to „meta” tego wyścigu, dokument potwierdzający, że konkretna część zamówienia została już zrealizowana i wysłana do klienta. To tak, jakbyśmy mieli mapę trasy (ZWZ) i pieczątki na poszczególnych etapach tej trasy (WZ).
Podsumowując, ZWZ to plan, a WZ to jego wykonanie. Oba dokumenty są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania magazynu, ale pełnią różne role. ZWZ określa co ma być wysłane, a WZ potwierdza, że zostało wysłane.
Funkcje dodatkowe dokumentu
Dyskusje
Podgląd wydruku
Uwagi i notatki
Załączniki
